BPO事例：酒類販売媒介業免許を必須とする受注業務をBPO化。業務プロセスを改善し、業務効率化とCS・ES向上を実現

株式会社ヤッホーブルーイング様受注業務の約9割をBPO化し、業務効率化と顧客満足度・従業員満足度向上を推進できる環境を実現

事務処理
小売・流通
生産性の向上
コア業務への集中
業務の効率化
業務繁閑への対応
顧客満足度の向上

改善ポイント

ポイント1

酒類販売媒介業免許を持つビーウィズだから叶った受注業務のBPO化
ポイント2

新たなルールとマニュアル策定により業務効率化と社員の負担軽減に寄与
ポイント3

委託化により顧客満足度向上と組織効率化を実現

Before

通販事業を中心に展開するヤッホーブルーイング様は、各ショッピングモールの受注から販売までのフローや仕組みに対応するため、それぞれに社員を配置して対応していました。
しかし、事業の拡大や繁閑に合わせたフレキシブルな人材確保と配置が難しく、特に注文が急増する繁忙期には、社員が受注作業に追われ、本来の業務に集中できない状況が生じていました。さらに、システムや業務の仕組みが整理されておらず、マニュアルやルールが不十分で、問題が発生した際の対処や組織的な経験値の蓄積が進まないという課題がありました。これらの問題解決は、ヤッホーブルーイング様にとって急務となっていました。

After

酒類販売媒介業免許を持つビーウィズだから叶った受注業務のBPO化

課題解決に向けBPO化を考えるにあたり重要な検討ポイントの一つになったのが、BPOベンダーが酒類販売媒介業免許を保有しているか否かでした。この資格が無ければBPO化のターゲットである受注業務を実施できないため、ヤッホーブルーイング様は酒類販売媒介業免許を保有していることを委託先選定の必須条件としていました。その中で、ビーウィズの提案姿勢や通販事業の受託実績を評価いただき、受注業務のBPO化が実現しました。

新たなルールとマニュアル策定により業務効率化と社員の負担軽減に寄与

当初マニュアルやルールが不十分であったことから、まずは弊社にて業務の流れを把握し、ヤッホーブルーイング様のご承認のもと、営業販売や出荷との連携も含めた受注業務の社内ルールやマニュアルを作成いたしました。加えて、他社の導入実績に基づいた業務プロセスの改善を行うことで、業務の流れの効率化を実現。新たな業務フローにより受注業務がスムーズに進行し、緊急対応が必要な状況も減少したことで、社員の皆様の精神的な負担も軽減されました。

委託化により顧客満足度向上と組織効率化を実現

受注業務、出荷データ作成、請求業務など、通販事業の中心部分を弊社が担当し、全体の注文量の約9割を処理することで、ヤッホーブルーイング様の組織体制が12~13名から6名へと効率化されました。
社員の余力が生まれたことでお客様への対応時間が増えた結果、お客様からの好意的な反響が増え、社員のモチベーション向上にも寄与しています。

Bewithは受注業務9割対応、マニュアル・ルール整備、業務プロセス改善を行い、ヤッホーブルーイング様の酒販免許必須業務のOS実現、社員の負荷軽減、顧客応対品質向上を実現しました。

Customer insight -ビーウィズのこだわり-

2018年2月より窓口業務を開始し、本年で6年目を迎えるプロジェクトとなります。特定の免許が必要な専門性を要するタスクもありますが、弊社のノウハウをフル活用しつつ、時にはヤッホーブルーイング様ともお話し合いしながら長年のご支援をさせていただいております。
ヤッホーブルーイング様のパートナーとして、事業売上の貢献やより品質の高いBPOサービスの提供を心掛けてまいります。