オンライン契約のメリットとは？
注意するべき点についても
詳しく解説！

オンライン契約とは、「インターネットを介して電子的に契約を締結する手法」です。「紙の契約書」ではなく「電子的な契約書」をやり取りする方式であり、後述するように、さまざまなメリットを享受できます。2021年5月19日に公布された「デジタル改革関連法」の内容が、オンライン契約を促す内容になっていることもあり、近年オンライン契約を導入する企業が増加中です。
なお、2022年5月18日に改正宅地建物取引業法が施行されて、「対面で顧客に重要事項説明を実施しなければならない」とされていたルールが変わり、オンライン上でも賃貸契約や売買契約が可能になりました。また、民間企業だけではなく、行政機関(東京都財務局など)においても、オンライン契約を導入しているケースがあります。

業務効率化・コスト削減を実現できる

オンライン契約に対応したシステムを導入することで、印刷や郵送の手間が省け、業務効率化につながります。紙の契約書の場合、契約内容を確認するために保管場所に取りに行かなければなりません。しかし、オンライン契約ならどこからでもクラウドサーバーにアクセスして内容を確認することが可能です。
紙の契約書の作成・保管には、さまざまなコストがかかります。具体的には、書類を作成・印刷したり、チェックしたり、郵送したりするためのコスト(インク代や切手代、人件費など)がかかるほか、契約書を保管しておくスペースを確保するための費用も負担しなければなりません。

オンライン契約なら、印刷・郵送コストがかからないほか、契約書を「電子的なデータ」としてローカルストレージやクラウドサーバーに保存しておけるので、保管スペースの確保も不要です。また、「電子契約では、印紙税がかからない」という点も、コスト削減に役立ちます。
業務の効率化や、各種コストの削減を実現したいのであれば、紙による契約からオンライン契約に移行するほうが良いでしょう。

紛失・汚損・改竄のリスクを低減できる

紙の契約書の場合、何らかの原因(人為的ミスや災害など)で紛失したり、汚れたり、破れてしまったりすることがあります。しかし、契約書を電子データとしてクラウドサーバー上で管理するオンライン契約システムを利用していれば、紙媒体とは異なり、紛失や汚損の心配はありません。
また、「鍵付きのキャビネットに入れていない」「鍵を誰でも手に取れる場所に置いている」など、管理体制が不充分な環境で紙の契約書を保管している場合、何者かが内容(契約者名や日時など)を改竄する可能性がゼロとは言えないでしょう。
システムによって「電子署名」や「作成時刻の記録」が実施されるオンライン契約なら、「契約を締結した(署名した)のが本人であること」や「署名した日時」を法的に証明でき、契約書の内容(契約者名や日時など)の改竄を防止できます。

リモートワークにも対応可能

「従業員の多様な働き方を推進する」という観点からも、オンライン契約を実施することをおすすめします。クラウドサーバー上でデータを管理できるオンライン契約システムを導入すれば、出社しなくても自宅から業務を遂行可能になるので、子育てや介護と仕事を両立しやすくなるでしょう。
近年、「ワーク・ライフ・バランス」が注目されていますが、オンライン契約システムによってリモートワークが可能になり、通勤に使っていた時間をプライベートのために使えるようになれば、従業員のエンゲージメント(会社に対する愛着)が高まります。
ところで、少子高齢化の進行に伴って人手不足が深刻化し、人材の募集に苦労している企業も多いのではないでしょうか。リモートワークが可能な点をアピールすれば、優秀な人材を確保しやすくなるので、解決策としてオンライン契約システムを導入することもご検討ください。

電子化が認められていない契約も存在する

2023年5月時点においては、あらゆる契約がオンライン上で電子的に行えるわけではありません。「紙の契約書の作成」が法律で定められているケースもあるのでご注意ください。
例えば、「事業用定期借地契約」や「企業担保権の設定または変更を目的とする契約」に関しては、借地借家法や企業担保法において「公正証書が必要」と定められており、オンライン契約ではなく、書面でやり取りをしなければなりません。

業務体制の刷新が必要になる

オンライン契約を導入したら、「紙の契約書に合わせた業務遂行体制」から、「電子データで契約書を作成・保管する体制」に移行しなければなりません。これまで紙による契約書しか取り扱ってこなかった企業の場合、従業員に対する教育・研修を実施する必要があります。
なお、自社の体制が整っていても、顧客側がオンライン契約に対応できていない場合、紙による契約を要望される可能性があるので、オンライン契約だけに一本化せず、ケース・バイ・ケースで紙の契約書の作成にも対応できる体制にしておくほうが良いでしょう。

厳格なセキュリティ対策が求められる

紙の契約書の場合、物理的に持ち出せる枚数には限界があります。一度に大量に盗み出すことは容易ではありません。「鍵付きのキャビネットに保管する」「監視カメラを設置する」「センサーなど、警備システムを稼働する」といった体制を整えれば、より安全性が高まるでしょう。
オンライン契約の場合、クラウドサーバーなどで電子データの形で保管されるため、基本的には安全です。ただし、何らかの方法で不正にシステムに侵入されると、一度に「全データ」を盗まれてしまうリスクがあります。紙の契約書のように、100枚とか1000枚程度ではなく、一旦、システムに侵入されてしまえば数千万件のデータが流出する可能性もあるのでご注意ください。
オンライン契約を実施する場合は、情報漏洩を起こさないように、パスワードの管理やアクセス権限の設定など、さまざまなセキュリティ対策を何重にも構築することが求められます。従業員に対して情報セキュリティに関する教育・研修を実施することも欠かせません。

どのような契約をオンラインに移行するのかを明確化する

上述したように、電子化が認められていない契約も存在するため、「どの契約をオンラインに移行するのか」を明確にしておかなければなりません。また、いきなり全部の契約をオンライン化すると社内が混乱するかもしれないため、少しずつ移行していくことも検討しましょう。
そのほか、一定の周知期間を設けて、顧客に対して「何月何日から、どの種類の契約をオンラインに移行する」と事前に伝えておくことも忘れてはなりません。

関連する法令をチェックする

オンライン契約をスタートする前に、関連する法令をチェックし、必要な対応を洗い出しましょう。
例えば、サブスクリプションサービスのオンライン契約では、最終確認画面において「サービスを提供する期間・回数、プランの種類」「料金」「キャンセル・解約」などに関する事項を表示しなければならないことが特定商取引法で定められています。適切に表示していない場合、特定商取引法違反となり、消費者から取消権を行使される可能性があるのでご注意ください。