多数の従業員がオフィスで勤務している場合、はなれた席に座っていたり、別のフロアにいたりする従業員同士で音声通話を行うことがあるかもしれません。そのような状況では、一般的な電話ではなく、「内線電話」を利用するべきです。

本記事では、内線電話の仕組みや使い方、メリットについて詳しく解説したうえで、導入する際の注意すべき点もご紹介します。複数の電話機を利用している企業の経営層の方や、これから起業する予定の方は、ぜひ参考にしてください。

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内線電話とは、組織内の電話ネットワークに接続されている電話機同士で音声通話を行う仕組みです。企業や官公庁のオフィス、店舗、工場、学校、病院、ホテルなど、さまざまな施設で利用されていることを覚えておきましょう。

なお、内線電話では、公衆電話網を利用する外線電話と異なり、通話料金がかかりません。

内線電話は、オフィスなどの構内に「PBX(構内交換機)」と呼ばれる「通話の受発信を制御する設備・装置」を設置し、そこに接続された内線用の電話回線を各部署の電話機に接続し、各電話機に番号を割り振ることによって実現されています。

ちなみに、従来は自社の建物内に物理的な設備・機器を設置する「オンプレミス型PBX」が主流でしたが、最近はインターネットのクラウドサーバーにアクセスしてPBXの機能を利用する「クラウドPBX」の利用が拡大していることを認識しておきましょう。

クラウドPBXなら物理的な内線網ではなく、仮想的な内線網で接続できるため、同じ建物内に限定されず、インターネットに接続できる環境であれば「複数の拠点間」や「従業員の自宅とオフィスの間」でも内線通話を行うことが可能です。

内線電話の基本的な使い方は、家庭用電話機やスマートフォンと同じであり、各電話機に割り振られた内線番号を押して発信するだけです。例えば、内線番号が「8888」の電話機に電話をかけたいのであれば、受話器を上げて「8888」とダイヤルしましょう。なお、単に音声通話を行うだけではなく、一般的に以下に示す機能も利用できます。

• 保留転送：保留ボタンを押し、担当者がいる場所の内線番号に転送できる
• パーク保留：パーク保留ボタンを押すことで電話が保留され、その電話を受けたい別の電話機から
　　　　　　　　同じ数字のボタンを押すだけで、その通話を取ることができる
• 自動音声応答：電話がかかってきた際に、「〇〇に関しては1番、××に関しては2番を押してください」といった音声ガイダンスを自動的に流せる

いずれもビジネスの円滑な遂行に役立つ機能なので、ぜひご活用ください。

内線電話を導入することで享受できる主なメリットは、「無料で音声通話を行えること」と「はなれた場所にいる担当者に迅速に取り次げること」の2つです。以下、それぞれについて詳しく説明します。

内線同士なら、無料で通話を行える

「営業部と経理部」「3階のフロアと1階のフロア」など、内線網に繋がっている電話機同士なら無料で音声通話を行えます。

一般的な家庭用の電話機を複数設置している場合は、オフィス内における従業員同士の通話でも、通話料金が発生することにご留意ください。多数の電話機を使用しているオフィスでは、経費を削減するために、内線電話を導入するほうが良いでしょう。

はなれた場所にいる担当者に迅速に取り次げる

内線電話を導入すれば、担当者が近くにいないタイミングで外部から電話がかかってきたり、受付ロビーに訪問者が来たりしても、担当者がいる部署に迅速に取り次ぐことが可能になります(無人の受付ロビーに「受付用内線電話」を設置しておけば、訪問者自らが担当部署にダイヤルして、直接会話してもらうことも可能)。

外部から着信があった場合や、受付ロビーに訪問者が来た場合に、毎回、担当者がいる部署に走って行って取り次いでいるようでは業務効率が上がりません。内線電話は、スムーズに業務を遂行するうえで不可欠な仕組みといえるでしょう。

物理的な装置を構内に設置する「オンプレミス型PBX」を利用した内線電話の場合、同じ拠点内でしか内線通話を行えないことにご留意ください。

別の拠点にいる従業員や、自宅でリモートワークを行っている従業員と音声通話を行いたい場合は、有料の外線電話をかけるしかありません。

クラウドPBXなら、拠点外でも内線通話を行える

クラウドサーバー上にアクセスして機能を利用する「クラウドPBX」を利用した内線電話なら、別の拠点にいる従業員とも無料で音声通話を行えます。

リモートワーク中の従業員の自宅とオフィスとの間でも、無料で内線通話が可能です。多様な働き方を推進するためにも、クラウドPBXの導入をおすすめします。

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ビーウィズの「オムニアリンク(Omnia LINK)」は、クラウドPBX(優れたセキュリティのGoogle Cloud Platformの基盤上で提供するSaaS型サービス)です。同一拠点内に加えて、複数拠点間や従業員の自宅とオフィスの間でも、VPN接続によって安全に内線通話や在宅でのコールセンター業務を行えます。多様な働き方(リモートワークなど)を認めれば、従業員の定着率が向上し、人手不足の解消に繋がるので、オムニアリンクの導入を検討してはいかがでしょうか。

なお、オムニアリンクでは、現在利用中の電話回線を専用のVoIP Gatewayに接続する方式により、0ABJ番号(東京23区の場合は「03」で始まる番号)を継続してご利用いただけます。まずは各種資料(カタログ、価格表など)をダウンロード・閲覧したうえで、不明な点がある場合は「電話」または「お問い合わせフォーム」から、お気軽にご相談ください。