一般事務とは？事務センターって？

まず、一般事務の主な業務内容を説明したうえで、「事務センター」という選択肢もあることをご紹介します。

一般事務の主な業務内容

一般事務とは、基本的なオフィスワークを担う職種であり、専門的な知識・スキル・経験がなくても就業することが可能です。以下に、一般事務の主な業務内容を示します。勤務先によっては、これ以外の業務が含まれる場合があることにご留意ください。

• 書類の作成・整理・郵送：「会議の議事録や各種資料を作成する」「社内ルール（日付順、五十音順など）に基づいて整理する」「郵送するために封筒に入れて切手を貼る」「郵便局に持っていく」など
• データ入力：申込用紙やアンケート用紙などに記載されているデータ（文字や数字）を、キーボードでパソコンのソフトウェアに入力したり、すでに入力されているデータを確認・修正したりする
• 電話やメール、来客への対応：電話・メールで問い合わせがあった場合や、来客があった場合に、質問内容や訪問目的を確認し、担当者に取り次ぐ
• OA機器や事務用品の発注・管理：プリンター用紙やインク、ボールペン、鉛筆、消しゴムなどを管理し、個数が減ってきたら発注する

このように「一般事務」に含まれる業務の幅は広く、1種類の業務に専念できるとは限りません。勤務先によっては、複数の業務に対応しなければならないケースもあります。

「事務センター」という選択肢も

近年、各支店・各部門ごとに一般事務を遂行するのではなく、「事務センター」という組織を設置して、そこに一般事務に分類される業務を集約する企業が増えてきました。なお、自社で事務センターの設置・運営を行うのではなく、外部の業者にアウトソーシングするケースも見受けられます。

一般事務と事務センターで、遂行する業務内容に大きな違いはありません。しかし、事務センターのほうが「定型化」「マニュアル化」が進んでいるため、オフィスソフト（ワープロソフト、表計算ソフトなど）の操作経験やスキルがなくても、仕事に慣れるまでに要する時間が短くなります。

「一般事務の仕事をしたい」とお考えの方は、事務センターで就業することも選択肢として検討してはいかがでしょうか。

未経験者や資格を持っていない人でも就業可能

経理や法務に関する仕事の場合、「経理業務の経験者、簿記の資格保有者」「宅地建物取引士の資格保有者」などの条件付きで人材が募集されているケースが多いため、「自分は経験や資格がないから、オフィスワークの仕事をするのは無理だろう」と諦めている方がいるかもしれません。

しかし、一般事務の仕事なら、求人広告に「未経験者歓迎」と記載されていることが多く、実際に未経験者や資格を持っていない人でも就業することが可能です。「これまでは配達や仕分けなど、肉体労働に従事してきたけれども、今後はオフィスワークにキャリアチェンジしたい」という方は、一般事務に挑戦してみてはいかがでしょうか。

なお、一般事務の業務内容や職場環境は、企業ごとに異なります。スキルに自信がない方や事務初心者の方は、マニュアル化が進んでおり、ルールがしっかりと定められていて、やるべきことが分かりやすい「事務センター」で勤務するほうが良いでしょう。

一般事務・事務センターに向いている人

以下は、一般事務・事務センターに向いている人の例です。

• 多種多様な業務にフレキシブルに対応できる人
• コミュニケーション能力が高い人
• 「縁の下の力持ち」として企業活動を支えたい人

それぞれについて詳しく説明します。

多種多様な業務にフレキシブルに対応できる人

上述したように、事務職に任される仕事は多岐にわたります。書類仕事をお願いされることもあれば、郵送物を郵便局に持っていくように指示されることもあるでしょう。そのほか、電話応対や来客対応も頼まれることがあるかもしれません。

そのため、「特定の仕事（例えば、書類整理）だけをしたい」という人よりも、上司や同僚などからの指示に従って、フレキシブルに（電話応対や来客対応、書類の郵送などにも）対応できる人材のほうが一般事務に向いています。

ただし、「事務センター」で募集されている仕事では、1種類の作業に特化しているケースもあることを覚えておきましょう。「さまざまな業務を遂行するのではなく、特定の業務に専念し、コツコツと取り組みたい」という人は、事務センターで働くことを検討してはいかがでしょうか。

コミュニケーション能力が高い人

一般事務の仕事は、基本的に、就業開始から終了まで1人で黙々と作業するというわけではありません。上司や同僚から「これをしてほしい」と頼まれることがあるほか、不明な点がある場合は自分から質問する必要もあります。そのため、コミュニケーション能力が高い人のほうが、業務をスムーズに遂行できるでしょう。

なお、「事務センター」で募集されている仕事では、データの照合や入力など、「1種類の作業」に特化しているケースもあります。「コミュニケーションスキルには自信がないけれども、特定の作業を飽きずに集中して取り組める」という人におすすめです。

「縁の下の力持ち」として企業活動を支えたい人

事務職は、営業や企画、製造、開発などと異なり、売上増に直結する業務ではありません。裏方仕事が多いため、「地味で目立たない」と感じる方もいるでしょう。しかし、事務職は「縁の下の力持ち」であり、企業活動に不可欠な存在です。

「ほかの社員を後方からサポートすること」に喜びを感じる人は、事務職の適性があるので、ぜひ応募をご検討ください。

持っていると歓迎されるスキル・資格

就業開始後に研修が実施されるため、スキルや資格がなくても、事務職として働くことは可能です。ただし、以下に示すようなスキル・資格があれば歓迎されることを覚えておきましょう。

• 基礎的なITスキル
• 秘書検定・ビジネス実務マナー検定

それぞれについて詳しく説明します。

基礎的なITスキル

一般事務の仕事を遂行するためには、「キーボードで文字や数字を入力する」「ワープロソフト・表計算ソフトを利用して、文章を作成したり、データを入力したりする」など、ある程度のITスキルが必要になります。

また、ブラインドタッチ（手元を見ずに文字や数字を打ち込めること）が可能な人は、スムーズに事務処理を遂行できるので歓迎されるでしょう。そのほか、必須というわけではありませんが、情報処理推進機構の「ITパスポート」試験に合格しておけば、基本的なIT知識を有することの証明になります。

なお、あくまでも必要なのは、「基礎的なパソコン操作に関するスキル」なのでご安心ください。一般事務職の場合、IT専門職ではないので、「プログラミング能力」「サーバーやネットワークの構築・設定」といった高度なITスキルは求められません。

秘書検定・ビジネス実務マナー検定

以下に示す公益財団法人実務技能検定協会の検定試験に合格していると、「基本的なビジネスマナーが身についている」という証明になり、採用担当者から高評価されやすいでしょう。

• 秘書検定：「社会人であれば誰もが備えておかなければならない常識（ビジネスマナー）」「感じの良い振る舞い、言葉遣い」「効率の良い仕事の仕方」が身についているかどうかを、筆記試験と面接試験でチェック
• ビジネス実務マナー検定：職場常識（「ビジネスマンとしての適切な判断・行動」「ビジネスの場における話し方」など）を身につけているかどうかを筆記試験と面接試験でチェック

ただし、「検定に合格していないと就業できない」ということはありません。ビジネスマナーは、就業開始後に研修で習得できるのでご安心ください。

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上述したように、事務職の仕事をするのであれば、職場ごとに就業環境が異なる「企業の各部署で一般事務として働くスタイル」よりも、マニュアルやルールが整備されている「事務センター」で就業するほうが取り組みやすいことを認識しておきましょう。

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