一般事務·事務センターの仕事内容

はじめに、一般事務の仕事内容と、事務センターならではの仕事内容や特徴について紹介します。

書類作成

書類作成は一般事務のメインとなる仕事の1つです。

以下のように、社内で利用するあらゆる書類を作成します。

• 見積書
• 請求書
• 納品書
• 決算関係の書類
• 社内外への連絡用の書類
• イベントの案内
• ミーティングの議事録

書類はゼロからすべて作るのではなく、会社独自のテンプレートに沿って入力するケースが多いです。

書類の処理、ファイリング

受領した書類の処理やファイリングも一般事務に任される重要な仕事です。

書類を確認して適切な対応をするのはもちろん、不要になった書類の破棄も行います。

書類管理で特に重要なのがファイリングです。

単に書類をしまう・ファイルや棚に収めるだけでなく、種類・日付・重要度などを考慮して整理する必要があります。

ファイリングのやり方によっては、かえって必要な書類を見つけるのに時間がかかるようになる恐れがあるでしょう。

社内の人が必要な書類をすぐに見つけられるように整理・保管することが大切です。

データ入力

顧客情報をはじめ、会社で用いる様々なデータを入力します。

一般事務が任されるデータ入力の内容や量は、会社によって違いが大きいです。

たとえば小規模の会社で事務スタッフが少数の場合、営業・マーケティング・経理など、幅広いデータ入力を任されるでしょう。

一方、部署ごとに事務スタッフが在籍する会社であれば、「○○事務」のように事務の種類も細分化されます。

この場合、一般事務は特定の担当部署がないデータや、業務量等の都合から他の部署が対応しきれないデータの入力がメインとなります。

データ入力は単純作業ではありますが、1つの間違いがトラブルにつながるケースも珍しくありません。

スピード感と正確性の両方が求められる大切な仕事です。

郵送物の処理

郵便物に関する仕事は大きく2つに分けられます。

1つは受領した郵便物の適切な処理です。

会社のメールボックスから郵便物を回収し、宛先・送り主を確認して、担当者や担当部署ごとに仕分けして届けます。

もう1つは、これから発送する郵便物に関する仕事です。

主にポストへの投函や郵便局での発送手続きを行います。

送り状の準備や梱包など、発送する郵便物の準備から行うケースもあります。

電話·メール·来客対応

電話やメールについては、一次対応は一般事務が行い、相手方や要件を確認して担当者に引き継ぐケースが多いです。

会社や部署の代表電話は、基本的に一般事務の席につながります。

来客対応として、受付・アポの確認・会議室への案内・お茶出し等が挙げられます。 また、会議室の準備や片付け等も一般事務に任される仕事の1つです。

備品の管理·発注

OA機器や事務用品など備品全般の管理も一般事務の仕事です。

常に必要な備品を使える状態を保つため、定期的に在庫管理や不足分の発注を行う必要があります。

機器に不具合が生じた場合、メンテナンスの依頼も行います。

伝票処理

取引によって発生したお金の動きを伝票に入力、整理する仕事です。

伝票には大きく入金伝票・出金伝票・仕入伝票・売上伝票・振替伝票の5種類があり、取引内容に合わせて使い分ける必要があります。

近年は紙の伝票に手書きするのではなく、Excelや伝票作成ソフトで入力する会社も多いです。 なお、経理担当者がいる会社の場合、伝票処理は一般事務ではなく経理に任されることもあります。

その他雑務

その他の雑務として、以下の例が挙げられます。

• コピー
• 清掃
• ごみ捨て

会社によっては、経理·人事労務·営業など、他部署の補助を行うこともあります。

事務センターならではの特徴

これまで紹介したのは、一般企業における「一般事務」と呼ばれる職種の仕事内容です。

この項では事務センターならではの仕事内容の特徴について紹介します。

まず、事務センターは大企業・官公庁・自治体等の事務作業を集約して行う職場です。

事務の仕事内容の中でも、書類関係の作業やデータ入力、郵便物・伝票の処理が中心となります。

一般企業の一般事務と事務センターの仕事内容にみられる大きな違いとして、お茶出しなどの来客対応が無い点が挙げられます。

そのため、一般事務には一定のドレスコードがある一方で、事務センターは比較的服装や髪型が自由な傾向です。

また、OA機器や事務用品の管理などは基本的に事務センターの管理者であるSVが対応するため、自身の業務に集中できます。

このように事務センターは、一般事務よりも仕事内容は少なめといえるでしょう。

ただし業務量そのものは多いこともあり、スピードや正確性が求められます。

事務職に必要なスキル

PCスキル

一般事務は書類作成・データ入力・備品の管理や発注など、PCで行う仕事が多いです。

そのため基本的なPC操作やタイピング等、PCスキルは一般事務に必要不可欠なスキルといえます。

仕事に早く馴染みたいと希望する場合、Officeやバックオフィス系ソフトを使いこなすスキルも身につけておくのが理想です。

事務処理能力

そもそも事務処理能力とは、デスクで行う事務作業の能力を指す言葉です。

ざっくりとした意味合いの言葉であるため、事務処理能力が高い人の特徴を紹介します。

• 業務の全体像を把握し、優先度や所要時間を明確にした上で適切な順番で作業をする
• スケジュール管理やタスク管理が適切である
• 効率化に関する意識が強い
• ツールやソフトウェアも上手く活用する
• スピードと正確性の両方を兼ね備えている

一般事務は名前の通り事務作業がメインであるため、事務処理能力が欠かせません。

コミュニケーション能力、ビジネスマナー

コミュニケーション能力およびビジネスマナーも一般事務に必要なスキルです。

事務作業はデスクワークが中心のため、コミュニケーション能力の必要性はイメージしにくいかもしれません。

しかし、一般事務は社内全体のサポートとして、様々な社員と関わる機会があります。

また、メール・電話・来客対応で社外の人と接する機会も少なくありません。

このように一般事務はデスクワークだけでなく、コミュニケーションを行う場面も多く存在します。

したがって、コミュニケーション能力と基本的なビジネスマナーも一般事務に欠かせないスキルといえます。

一般事務と事務センター　必要なスキルの違い

前章で、一般事務と事務センターでは仕事内容に多少の違いがあると紹介しました。

一方、仕事のために求められるスキルには、一般事務と事務センターで大きな違いはありません。

どちらの職場においても、PCスキル・事務処理能力・コミュニケーション能力やビジネスマナーが求められます。

ただし、事務センターの方が定型化・マニュアル化が進んでいるため、Officeソフトのスキルや経験がなくても仕事に慣れていきやすい傾向です。

一般事務の場合、入社の時点でPCスキルや事務経験が求められる職場もあります。

同じ一般事務の仕事であっても、職場によって進め方や必要なスキルが違うケースもみられます。

一般事務の場合、これまでのスキルや経験によっては、仕事に慣れるまでに時間がかかる可能性もあるでしょう。 事務のスキルに自信が無い人・事務初心者の人は、マニュアル化が進んでおりルールややるべきことがわかりやすい事務センターから始めるのがお勧めです。

一般事務·事務センターの仕事に向いている人

この章では、一般事務および事務センターの仕事に向いている人の特徴と、その理由を紹介します。

他者のサポートが好きな人

一般事務は縁の下の力持ちのような役割であり、裏方仕事が中心です。

スムーズな会社運営や事業に必要不可欠ではあるものの、売上に直接的な貢献はしません。

そのため他者のサポートが好きな人に向いています。 逆に、以下のような人はあまりおすすめできません。

• 売上に直接貢献したい
• 成果を上げたい
• 目立ちたい人

自身が最前線で活躍するのではなく、他者の役に立つことに喜びを感じる人に向いている仕事です。

デスクワークが苦にならない人

「一般事務・事務センターの仕事内容」で紹介したように、一般事務の仕事はほとんどがデスクワークです。

掃除・ごみ捨て・郵便物の発送など身体を動かす仕事もありますが、一般事務の仕事として占める割合はそれほど大きくありません。

そのため一般事務の仕事は、デスクワークが苦にならない人に向いています。

以下のような職場環境や働き方が苦にならない人であれば、デスクワークの適性が高いといえるでしょう。

• 基本的にオフィスでの仕事で外出はほとんどしない
• 一人で黙々と作業する
• PC操作や書類整理が多い

几帳面な人

一般事務は数字やデータ、大切な書類を扱う場面が多いです。

少しのミスが大きなトラブルにつながる恐れがあるため、丁寧に作業をするのはもちろん、作業後のチェックも必要となります。 そのため一般事務は几帳面で慎重な人に向いている仕事です。

スケジュールをしっかり管理できる人

一般事務は1つの仕事に集中して取り組むのではなく、複数の業務を並行して行うことが多いです。

そのためタスクごとに優先順位や業務にかかる時間を考慮し、その上で適切な順番で業務をこなす必要があります。

したがってスケジュールをしっかり管理できる人も、一般事務の仕事に向いているといえるでしょう。

また、急ぎの仕事を頼まれたためにスケジュールの調整が必要になる場面も起こり得ます。

そのような事態に遭遇した際は、決めたスケジュールにこだわるのではなく、臨機応変な対応が必要です。 スケジュールをしっかり管理しつつ、必要に応じて柔軟に対応できる力が求められます。

いつも穏やかな人

一般事務はオフィスにいる時間が長いため、職場の雰囲気に影響を与えやすいです。

また、社内外の様々な人と接する上、他者のサポート業務が中心となります。 そのため穏やかな雰囲気で柔らかな対応ができる人が、一般事務として理想的なイメージです。

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一口に一般事務といっても仕事内容は様々です。一般事務の仕事内容や必要なスキル、向いている人の特徴を押さえることで、現在・未来の自分にあった活躍の機会を見つけられるでしょう。

なお、一般事務と事務センターの仕事を比較すると、事務センターの方が仕事内容の種類が少ない・マニュアル化が進んでいるという特徴があります。そのため事務初心者の人は、まずは事務センターでの仕事から始めるのがおすすめです。

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